分级文档管理系统

文档管理系统功能介绍

一、建设背景

在信息爆炸的时代，搜索引擎已成为我们获取信息的重要工具，但它仅解决了互联网资料的检索问题。对于单位内部文件的检索，我们面临着以下挑战：

• 检索困难： 单位内部文件分散存储在共享文档或个人办公计算机中，缺乏统一的检索机制，难以快速找到所需文件。

• 效率低下： 共享文档和个人计算机仅支持简单的文件名或日期检索，无法满足复杂检索需求，且大文件预览速度慢。

• 管理混乱： 计算机内存在大量重复文件，难以区分版本，占用存储空间，且不同密级文件需要单独存储和管理。

随着时间的推移，这些问题日益突出。本系统的建设旨在解决上述实际问题，提升文档管理效率。

二、建设目的

本系统旨在为用户提供便捷的文档管理工具，实现文档的分类、归档、检索、预览、下载、分享等功能，减少对大脑和笔头记录的依赖，提高工作效率。

三、系统方案

1. 统一登录

• 登录方式： 支持手机号码或邮箱账号登录。

• 验证方式： 支持密码或动态验证码登录，保障账户安全。

2. 关键字检索

• 全文索引： 系统对文档内容进行全文索引，建立关键词索引库，实现高效检索。

3. 文档管理

• 分类归档： 支持自定义文档分类，方便用户对文档进行归档管理。

• 版本控制： 记录文档修改历史，方便用户追溯文档版本。

• 在线预览： 支持常见文档格式在线预览，无需下载即可查看文档内容。

• 下载分享： 支持文档下载和分享，方便用户进行文件传递。

4. 分权管理

• 文档权限： 根据用户角色设置文档访问权限，保障文档安全。

• 用户权限： 根据用户角色设置系统功能权限，实现精细化管理。

• 系统管理权限： 赋予管理员用户管理用户、日志审计等系统级权限。

5. 管理中心

• 用户审核： 管理员可对用户进行审核操作，确保用户身份真实有效。

6. 控制面板

• 系统配置： 管理员可进行系统级配置，一般用户不涉及。

7. 发布管理中心

• 版本记录： 每次系统更新时，记录版本更新内容，方便用户了解系统更新情况。

• FAQ管理： 管理常见问题解答和操作说明文档，方便用户查阅。

四、系统流程

1. 用户登录： 用户使用SSO账号登录系统。

2. 文档检索： 用户输入关键词进行检索，系统根据关键词匹配度返回检索结果。

3. 文档操作： 用户可对检索结果进行在线预览、下载等操作。

4. 文档管理： 管理员用户可进行文档上传、编辑、删除等管理操作。

5. 系统管理： 系统管理员可进行用户管理、日志审计等操作。

五、适用场景

• 适用范围： 本系统适用于常规文档的管理和检索，对Word、Excel、PPT、PDF等常见文件格式提供良好支持。

• 不适用范围：

• 加密文档： 加密后的文档无法进行全文检索，请解密后使用本系统或仅进行文件名检索。

• 非结构化文档： 目前系统不支持视频、音频等非结构化文档的检索，未来将考虑完善此功能。